SECTEUR SECRÉTARIAT​

Objectifs pédagogiques

Maîtriser l’usage de Microsoft 365

Objectif : Savoir manipuler les outils bureautiques online de Microsoft 365 – Pouvoir réaliser des calculs et utiliser les formules avec Excel  –Savoir manipuler les graphiques et les tableaux croisés dynamiques – Avoir une utilisation approfondie de Word – Travailler avec les tables de référence – Insérer du contenu multimédia sur Powerpoint – Personnaliser le masque des diapositives – Préparer ses documents Excel, Word et Powerpoint au travail collaboratif dans Microsoft 365 – Connaître les différentes options de partage en équipe, par canal ou autres de Microsoft 365

Les points forts : Savoir manipuler les outils bureautiques online de Microsoft 365 – Pouvoir réaliser des calculs et utiliser les formules avec Excel – Savoir manipuler les graphiques et les tableaux croisés dynamique

Prérequis : Connaître les bases des outils bureautiques Excel, Word et Powerpoint

DURÉE DE LA FORMATION  : 35 h ou 5 jours

TARIF DE LA FORMATION : 1800 € TTC

Programme de la formation

Les principaux outils bureautiques dans Microsoft 365 : Office Online

• Excel – Exploiter les formules dans Excel
• Utilisation d’une cellule référente ($)
• Rappel sur les formules de base (SOMME, MOYENNE, MAX…)
• Les formules avec condition (SI, NB.SI, SOMME.SI…)
• Les formules de texte (MINUSCULE, GAUCHE, CONCATENER…)
• Les formules de recherche (RECHERCHEV, RECHERCHEH)

Atelier : Réalisation d’un document synthèse avec les principales formules Excel

Excel – Créer des représentations graphique

• Sélectionner les données à intégrer au graphique
• Choisir un type de graphique en fonction des besoins (histogramme, courbe, secteur en 2D ou 3D)
• Définir une disposition rapide à son graphique
• Ajouter des informations complémentaires au graphique (titre des axes, etiquettes de données,
• courbe de tendance…)
• Choisir l’aspect visuel de son graphique via les styles

Excel – Analyser ses données grâce aux tableaux croisés dynamiques

• Le principe d’un tableau croisé dynamique
• Définir quels seront les champs de calcul et d’etiquette
• Sélectionner la source de son tableau croisé dynamique
• Placer les champs à analyser
• Appliquer un style au tableau croisé dynamique

Excel – Travail de groupe

• Ajout et modification de commentaire
• Protéger son classeur et ses feuilles
• Autoriser la modification d’un tableau uniquement

Word – Travailler en colonnes

• Découper des paragraphes en colonnes
• Configurer les espaces entre ces colonnes
• Afficher un trait de séparation

Word – Travailler avec les modèles

• Préparer Word à la gestion de vos modèles
• Utiliser les modèles existants
• Récupérer un modèle sur Office.com
• Créer un modèle personnalisé

Word – Références

• Insérer et configurer une table des matières
• Mettre à jour sa table des matières
• Insérer une note de bas de page
• Ajouter des citations
• Insérer des légendes aux illustrations
• Ajouter une table des illustrations
• Définir des entrées dans l’index
• Insérer la table d’index et la mettre à jour

Atelier : Intégrer plusieurs tables de référence à son document

Word – Travail de groupe

• Créer un commentaire
• Afficher/masquer les commentaires
• Gérer les commentaires
• Activer le suivi des modifications
• Comparer deux documents Word
• Restreindre des modifications

Powerpoint – Ajout de contenu avancé

• Insérer des tableaux
• Personnaliser le disposition du tableau
• Les graphiques et organigrammes
• Insérer de l’audio et de la vidéo

Powerpoint – Ajout de contenu externe

• Insérer un texte de Word
• Récupérer un tableau d’Excel
• Incorporer un graphique d’Excel

Powerpoint – Liens hypertextes

• Créer un lien vers un site web
• Définir un lien de contact
• Ajouter des liens de navigation interne
• Exploiter les actions de PowerPoint

Powerpoint – Mode masque

• Intérêt du masque de diapositive
• Afficher et personnaliser une disposition
• Créer un nouveau masque
• Les autres types de masque

Powerpoint – Travail de groupe

• Comparer deux présentations
• Protéger un diaporama
• Vérifier l’absence de problèmes
• Partager sa présentation
• Diffuser son diaporama en ligne

Comprendre le fonctionnement de Microsoft 365

• Le grand principe de Microsoft 365 : le travail collaboratif
• Les bonnes pratiques pour travailler à plusieurs collaborateurs
• Utiliser Microsoft 365 pour mettre en place un travail en équipe
• Tour d’horizon des principales applications Microsoft 365

Mettre en place des outils de communication (Tchat ou messagerie instantanée, visioconférence,…) entre collaborateurs – Teams

• Comment fonctionne Teams ?
• Bien s’organiser avec Teams
• Paramétrer son profil Teams
• Enregistrer ses contacts principaux

Créer ses équipes de travail

• Créer ou rejoindre une équipe
• Définir un canal de discussion pour un projet
• Configurer les fonctionnalités d’un canal : les onglets
• Converser avec les collaborateur d’un projet via le Tchat/messagerie instantanée

Atelier : Créer une équipe et des canaux entre participants

Programmer et démarrer des visioconférences

• Planifier une réunion via le calendrier
• Inviter des participants
• Vérifier les disponibilités de chaque collaborateur
• Démarrer une réunion sans l’avoir planifiée
• Connaître les outils à utiliser pendant une réunion : partage d’écran, tableau blanc, tchat etc.

Atelier : Préparer une visioconférence entre participants

Mettre en place un partage de documents entre collaborateurs – OneDrive

• Comment fonctionne OneDrive ?
• Espace personnel VS espace partagé
• Installer l’application locale sur son poste
• Gérer la synchronisation des documents

Partager des documents

• Créer des dossiers de partage
• Mettre en partage un fichier spécifique
• Définir les droits de chaque collaborateur
• Créer un lien de partage
• Exploiter le partage de document au sein de Microsoft Teams

Atelier : Créer un dossier et partager son contenu entre participants

Travailler à plusieurs sur un même document

• Ouvrir un fichier en lecture ou écriture
• Voir les modifications effectuées par les autres
• Converser avec ses collaborateurs au sein du fichier
• Commenter une modification effectuée
• Travailler en ligne ou dans l’application de bureau…